Lassen Dich von der Mail-Flut nicht überrollen

Heute möchten wir aufzeigen, wie eingehende Mails bereits unser Leben bestimmen und wie wir etwas dagegen unternehmen können. Lassen Dich nicht mehr unter Druck setzen, sondern nimm das Ruder wieder selbst in die Hand!
Mails haben - trotz wiederkehrender, gegenteiliger Prognosen - immer noch Hochkonjunktur. Lt. einer Studie des Branchenverbandes Bitkom erhält jeder zehnte Berufstätige 40 oder mehr Mails am Tag. Manche müssen sich sogar mit hunderten von Mails auseinander setzen - und damit sind keine Spams, sondern wirkliche Informationen gemeint.

Vorteile von E-Mails

Wenn mit Mails richtig umgegangen wird, bieten diese natürlich viele Vorteile:
  • Geschriebener Text ist verbindlich und eine Vereinbarung/ein Gespräch kann jederzeit nachvollzogen werden.
  • Der Empfänger kann selbst entscheiden, wann er sich mit den Informationen beschäftigt und wird nicht bei seiner Tätigkeit gestört, wie beispielsweise mit einem Anruf.
  • Es besteht die Möglichkeit, sich über das Thema Gedanken zu machen und man muss nicht Ad hoc reagieren. So kommt es zu weniger vorschnell getroffenen Aussagen oder sogar Fehlentscheidungen.

Und so verhalten wir uns normalerweise

Die meisten Anwender haben ihr Mail-Programm ständig geöffnet und im schlimmsten Fall macht sogar ein Ton oder ein Pop-up auf den Eingang einer neuen Nachricht aufmerksam. Das führt dazu, dass wir alle paar Minuten unsere Arbeit unterbrechen und uns um den Posteingang kümmern. Entweder wird dieser dann gleich bearbeitet (und man muss sich wieder in die voran gegangene Tätigkeit hinein denken) oder es wird nicht sofort bearbeitet, sondern bei der nächsten und übernächsten Unterbrechung dann nochmal kurz überflogen. 

So „zerhacken“ Mails unseren Arbeitstag aufgrund von vermeintlicher Höflichkeit und Neugierde bzw. manchmal sogar durch vorgegebene Firmenrichtlinien sofort auf Mails zu antworten. Das führt dazu, dass wir für unsere Arbeit mindestens doppelt zu lange benötigen und erzeugt außerdem fortwährend psychischen Druck (den manche stärker und manche weniger stark empfinden).

Sinnvolle Möglichkeiten für einen Umgang mit Mails

Fixiere - gegebenenfalls in Absprache mit deiner Firmenleitung - Zeiten, um deine Mails zu checken, beispielsweise stündlich oder in der Früh, Mittag und vor dem Arbeitsende.

Lese nun ein Mail nach dem anderen durch und entscheiden sofort, was Du damit machen willst. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
  • das Mail wird sofort beantwortet/erledigt
  • dem Mail wird eine Aufgabe zugeordnet und mit einem Termin versehen, wann es beantwortet/erledigt wird
  • das Mail wird gelöscht

Nach deiner „Mail-Zeit“ soll dein Posteingang LEER sein! Dein Mail-Programm ist ein Kommunikationsmedium, kein Ort um Aufgaben aufzubewahren.

So vermeidest Du, dass Du Mails immer und immer wieder kurz überfliegt und Du Dich kurz mit Themen auseinander setzt und meist die gleiche Entscheidung triffst - noch abzuwarten bis Du wieder darüber „stolperst“.

Diese Vorgehensweise unterstützt Dich dabei, Dich wieder voll und ganz auf deine Tätigkeiten konzentrieren zu können, vermeidet psychischen Druck und spart viel Zeit und Energie. Es erfordert lediglich etwas Disziplin, damit zu beginnen und auch dabei zu bleiben ;-)

Noch ein paar zusätzliche Tipps

Brauchst Du jeden Newsletter wirklich, den Du bekommst? Wenn Du einen bestimmten Newsletter mehr als drei Mal nicht liest, bestell ihn ab.

Unterstütze die Empfänger deiner Mails, indem Du Dich kurz hältst und unnötige Floskeln vermeidest. Natürlich sollte dabei die Höflichkeit nicht vergessen werden, aber oft reicht ein kurzes „Danke, wird erledigt“ völlig aus. Wenn sich ein Sachverhalt in max. 5 bis 7 Sätzen nicht darstellen lässt, sollte ein anderes Medium zur Kommunikation verwendet werden; dann ist ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch meistens effizienter. Oder umgekehrt: geht es um schnelle Kommunikation, eignen sich Messenger oft besser als ein Mail.

Gönnen Dir "Mail-freie" Zeiten. Manche Firmen stellen Mails außerhalb der Arbeitszeit bereits nicht mehr zu, um ihre Mitarbeiter von der vermeintlichen Verantwortung zu entbinden, auf alles sofort antworten zu müssen. Wenn es mit der Firmenleitung nicht anders vereinbart wurde, checke keine Mails an Abenden und Wochenenden, sondern nutzen deine Freizeit zur Erholung.

Entscheide Dich für ein Mail-Programm, in dem Du gewünschte Informationen ganz einfach wieder finden und auch chronologische Abläufe (bestenfalls inkl. Terminen, Notizen, Aufgaben, etc.) leicht nachvollziehen kannst. Denke bei der Auswahl des Programms bzw. beim Aufbau einer Archivierungsstruktur auch daran, dass Du einmal nicht anwesend bist und sich deine Vertretung einfach zurechtfinden sollte.


Natürlich möchte ich nicht unerwähnt lassen, dass selly.works sämtliche dieser Empfehlungen erfüllt und Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen kann! ;-))

Ich freue mich über dein Feedback zum Thema unter r.koppenberger@selly.at!
Deine Ruth Koppenberger